처음엔 이걸 다 맡기려고 했다.
“거래처에 자료 요청하는 메일 써줘.” 이렇게만 던지면 알아서 그럴듯한 게 나올 줄 알았다. 실제로 나오긴 나온다. 문제는 그걸 그대로 보낼 수가 없다는 거였다. 반듯한데 어딘가 남의 옷 같고, 정중한데 나 같지가 않았다. 그렇게 몇 번 통째로 다시 쓰다가, 지금은 방식이 완전히 바뀌었다. 초안은 AI한테 맡기고, 톤은 내가 잡는다. AI로 업무 이메일 쓰기가 내 손에서 정착한 자리가 딱 여기다.
예전엔 통째로 맡겼다가, 매번 다시 썼다
기획자로 일할 때 하루에 메일을 참 많이 썼다. 자료 달라, 일정 조율하자, 이거 왜 이렇게 됐냐. 그때 습관이 남아서, AI한테도 처음엔 완성본을 기대했다.
근데 받은편지함에 앉아 그 초안을 읽어보면 매번 같은 게 걸렸다. 너무 격식만 앞선다. 같은 표현이 자꾸 돌아온다. “안녕하세요, 잘 지내시죠?” 같은 판에 박힌 인사로 시작한다. 상대가 지금 급한 상황인지 아닌지는 하나도 못 읽는다. 그리고 쓸데없이 길다. 휴머나이징 가이드가 AI 이메일의 전형적인 문제로 꼽은 게 딱 이 다섯 가지였는데(과한 격식, 반복 어휘, 판에 박힌 인사, 맥락 못 읽음, 불필요하게 긴 분량), 읽고 나서야 알았다. 내가 매번 걸려서 지웠던 게 정확히 그거였구나.
수신자는 이 패턴을 바로 알아챈다. 완벽하게 개인화한 것 같은데도 여전히 로봇처럼 들린다는 역설을, 관련 소스들이 공통으로 짚는다. 열정적이면서 프로페셔널한데 정작 사람 같지가 않은, 그 어색함.
한국어라 더 그렇다. 우리말 비즈니스 메일은 존댓말이며 격식 수위 조절이 까다로워서 원어민도 어려워하는 영역이라는데, AI한테 그냥 맡기면 톤이 극단으로 튄다. 너무 굽신대거나, 반대로 명령조로. 딱 중간을 못 잡는다. 그러니 통째로 다시 쓸 수밖에.
그래서 지금은 초안만 맡기고 톤은 내가 잡는다
방식을 바꾸고 나서 훨씬 편해졌다. AI한테는 뼈대만 시킨다. 목표, 톤, 규칙 이 세 가지를 붙여서.
테크레이더가 소개해 화제가 된 “Goal, Tone, Rules” 프레임이 이거랑 같은 얘기다. 그냥 “메일 써줘”가 아니라, 이 메일로 뭘 얻으려는지(목표), 상대와의 관계에 맞는 어조는 뭔지(톤), 지킬 것과 피할 것은 뭔지(규칙)를 명시하는 것. 나는 여기에 하나 더 붙인다. 내 말투를 알려준다. “격식체 말고 대화체로, 굽신대지 말고, 판에 박힌 인사말 빼고, 세 문단 안에서.”
한국어 요청 메일에는 이런 프롬프트를 쓴다. 왜 부탁하는지, 구체적으로 뭘 요청하는지, 언제까지 필요한지를 담고, 상대가 거절하기 부담스럽지 않게 여지도 남기고, 너무 굽신대지도 명령조도 아니게 균형을 잡아달라고. 이 “너무 굽신대지도 명령조도 아니게”라는 한 줄이, 아까 그 톤 튀는 문제를 정확히 눌러준다.
그렇게 뼈대가 나오면, 보내기 전에 내가 톤을 손본다. 편집 가이드를 보면 AI 초안에서 보통 15~20%만 손보면 되고, 전체적으로 불필요한 단어를 3분의 1쯤 걷어내는 정도라는데, 내 경우도 비슷하다. 통당 5분에서 10분. 처음부터 쓰는 것보다는 확실히 빠르다.
여기서 한 번 짚어야겠다. 처음엔 이 마지막 손보기를 “덜 된 걸 내가 마저 한다”고 여겼다. 며칠 지나서 다시 보니 그게 아니었다. 톤은 애초에 AI가 대신 잡아줄 수 있는 게 아니었다. 상대가 누구고 지금 어떤 상황인지는 나만 아니까. 그러니 이건 못다 한 일이 아니라, 원래 내 몫이었던 거다.
거절·사과·독촉 메일마다 내가 따로 챙기는 것들은 예전에 상황별로 정리해둔 적이 있는데, 사과는 변명보다 사실 인정부터, 거절은 완곡하되 여지는 명확히 — 이런 조절은 결국 프롬프트에 상황을 얹어 시키더라도 마지막엔 내가 다시 읽어야 걸러진다.
톤을 매번 설명하기 싫어서, 아예 가르쳐뒀다
한동안은 메일 쓸 때마다 톤을 처음부터 설명했다. 대화체로, 굽신대지 말고, 어쩌고. 그게 은근히 귀찮았다.
그러다 방법을 바꿨다. AI는 내 문체를 마법처럼 알지 못한다니까, 가르치기로 한 거다. 내가 예전에 실제로 보냈던 메일 몇 개를 커스텀 인스트럭션에 넣어뒀다. 그 뒤로는 초안이 처음부터 내 말투에 훨씬 가깝게 나온다. 예시를 주면 AI가 “나처럼” 쓴다는 게, 써보니 진짜였다. 요즘은 챗GPT에 기본 톤을 프리셋으로 지정하는 드롭다운(Professional, Friendly 같은)도 생겼다길래, 이건 나도 아직 손에 안 익어서 더 만져봐야 한다.
원하는 답이 안 나올 때 프롬프트를 고치는 순서도 결국 같은 얘기다. AI가 알아서 못 하는 건, 내가 뭘 원하는지 정확히 말해주는 것.
대신 이건 확실히 지킨다. 프롬프트에 실제 정보는 안 넣는다. 고객 이름, 계약 금액, 내부 일정 같은 건 빼고 뼈대만 맡긴 다음, 진짜 정보는 완성된 초안에 내가 직접 채운다. 이메일을 AI 도구에 통째로 연동하면 조직 위계며 민감한 고객 정보가 계속 드러나는 통로가 생긴다는 지적도 있고, 실제로 조작된 메일 한 통이 AI 프롬프트를 오염시켜 데이터를 빼낸 사고(EchoLeak, CVE-2025-32711)도 보고됐다. 규제 산업이면 리스크는 더 크다. 이 부분은 편의성과 트레이드오프라, 나는 그냥 정보와 뼈대를 분리하는 선에서 안전하게 간다.
시간을 얼마나 아꼈냐 물으면, 솔직히 뭉뚱그리기 어렵다. 마이크로소프트가 6천 명을 조사한 자료에선 이메일 관리에 주당 3시간쯤 아꼈다는데, 다른 통계는 사람마다 편차가 커서 1시간 이하부터 4시간 이상까지 갈린다. 도입만 하면 저절로 아껴지는 게 아니라, 프롬프트랑 편집 습관에 달렸다는 뜻이다. 내 경우엔 통당 몇 분이 줄었고, 대신 톤 잡는 마지막 몇 분은 여전히 남는다. 그게 없어질 것 같지는 않다.
톤을 손보고 나서 마지막으로 소리 내어 한 번 읽어본다. 입에 걸리는 데가 없으면, 그제야 보내기를 누른다.
